ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية في أعمال الطباعة؟

تشارك نسان كليري مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة التي تعتبر أساسية لإدارة أعمال الطباعة الناجحة. يمكن تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه إما يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه يمكن لشركتك تحقيق أرباح أعلى.

كل الأعمال التجارية، بما في ذلك تلك التي توفر خدمات الطباعة ذات التنسيقات الكبيرة، موجودة لتحقيق الربح. من الناحية النظرية، يمكنك التحقق من صحة الأعمال التجارية من خلال ميزانيتها العمومية. ولكن هناك أكثر من مجرد أرقام لإدارة أعمال الطباعة الناجحة. لذلك من المنطقي تحديد عدد من مؤشرات الأداء الرئيسية أو مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك تتبعها بمرور الوقت للتأكد من أن العمل سليم، سواء كان ذلك على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري. والأهم من ذلك، يمكنك استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية هذه للقضاء على المشاكل وزيادة الأرباح.

ومع ذلك، لا يوجد ما يسمى بأعمال الطباعة القياسية لأن كل منها يقدم مزيجًا مختلفًا من الخدمات وقيمة مختلفة للعملاء. لذا فإن مفتاح هذا النهج هو اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة التي تتوافق مع أهداف عملك. ومن المرجح أن يكون ذلك مزيجاً من المعلومات المالية والإنتاجية واللوجستية. يجب أن يساعدك نظام المعلومات الإدارية المناسب في معظم ذلك، لكنك قد تجد أنك بحاجة إلى مصادر أخرى للتعمق في بعض المجالات مثل المشاكل المتعلقة بمعدات الإنتاج أو الحسابات أو التنفيذ. ومع ذلك، لا تختار الكثير من مؤشرات الأداء الرئيسية وإلا ستغرق في البيانات.

المبيعات

المحركان الرئيسيان في أي عمل تجاري هما زيادة الإيرادات وخفض التكاليف. لذا فإن مؤشر الأداء الرئيسي الأول الذي يجب النظر إليه هو المبيعات، والمكان الجيد للبدء هو متوسط تكلفة اكتساب عملاء جدد. سيكون لكل عمل تجاري بعض العملاء الأكثر طلباً من غيرهم. لذلك من المفيد تتبع تكلفة كل عميل من العملاء، سواء من حيث إتمام كل عملية بيع أو من حيث درجة إدارة العملاء المطلوبة خلال أي طلبات، بما في ذلك الوقت الذي تقضيه في إصلاح المشاكل مع الملفات، ثم مطابقة ذلك مع الإيرادات من هؤلاء العملاء. قد يُظهر ذلك أن بعض العملاء يتسببون ببساطة في مشاكل أكثر مما يستحقونه، ولكنه قد يشير أيضًا إلى العملاء الذين يستحقون الحصول على المزيد، بالإضافة إلى الاتجاهات المتزايدة في تطبيقات معينة.

الشكاوى

من الجيد أيضًا تتبع عدد الشكاوى وتكلفة التعامل مع تلك الشكاوى. يمكن أن يكون من المفيد معرفة ما إذا كان هناك موضوع مشترك، مثل إخراج الألوان من طابعة واحدة أو ربما مشكلة تتعلق بالموظفين يمكن حلها بمزيد من التدريب.

الوظائف المنجزة

وبالمثل، من الجيد تتبع عدد المهام التي تم إنجازها وتسليمها في الوقت المحدد.

هناك الكثير من المقاييس المختلفة التي يمكن قياسها في جميع أنحاء قسم الإنتاج، لذا فإن الحيلة تكمن في تحديد المقاييس الرئيسية فقط التي ستعطي صورة دقيقة عن مدى جودة أداء قسم الإنتاج. يمكن لمعظم أجهزة الطباعة إنتاج ثروة من المعلومات بدءًا من استخدام الحبر وحتى رموز الأخطاء، والتي يجب أن تكون قادرًا على الوصول إليها من خلال مراجع النسخ الاحتياطي أو من التكامل مع نظام المعلومات الإدارية. تحاول الشركات المصنعة على نحو متزايد فرض رسوم على مشاركة هذه المعلومات، عادةً كجزء من خدمة تحليل البيانات المستمرة، ولكن هذا سيكون ذا قيمة محدودة ما لم يتضمن جميع أجهزة الطباعة المختلفة المستخدمة بحيث يمكنك المقارنة بينها.

الاستفادة من المعدات

أحد أهم المؤشرات هو الاستخدام لكل سعر من المعدات نظرًا لأن أيًا من هذه الأجهزة لن يكسب المال بينما هي متوقفة عن العمل. يمكن أن يساعد هذا في تحديد الاختناقات إذا كانت طاولة القص مثلاً تُترك في انتظار انتهاء المهام للطباعة أو إذا كانت بعض الأجهزة تستغرق وقتًا في الإعداد، مثل الاضطرار إلى تغيير الأدوات على طاولة القص أو لصق أنواع معينة من الوسائط على طابعة مسطحة. يجب أن يؤدي ذلك أيضًا إلى التخلص من أي مشاكل في المعدات الخاصة بك، أو إذا كانت بعض الأجهزة تعاني من مشاكل صيانة أعلى من المتوسط أو إذا كانت بعض الأجهزة لها متطلبات محددة قبل الطباعة تحد من المرونة في إعادة تنظيم سير العمل في غضون مهلة قصيرة.

الهوامش الفعلية مقابل التقديرات

من مؤشرات الأداء الرئيسية المفيدة الأخرى التي يجب مراقبتها هي مقارنة الهوامش الفعلية لوظائف معينة بالتقديرات. ليس من غير المألوف أن يفترض التقدير أن مهمة ما سيتم إنتاجها بطريقة معينة، إلا أن فريق الإنتاج قد يتبع نهجًا مختلفًا، مما قد يغير التكاليف وبالتالي هوامش الربح في تلك المهمة. أو قد تكون هناك مشاكل وتكاليف عرضية على طول الطريق، ولكن في كلتا الحالتين تريد أن يكون التقدير والتكاليف الفعلية متقاربين قدر الإمكان لتجنب أي جدال مع العملاء.

الشؤون المالية

وغني عن القول أنه يجب عليك مراقبة الصحة المالية للشركة
، بما في ذلك الأرباح الإجمالية ودرجة النمو في السنة. يمكن أن يكون من المفيد تقسيم ذلك إلى كل تطبيق أو مجموعة منتجات لمعرفة أي أجزاء العمل الأكثر ربحية. من المفيد أيضًا تتبع متوسط الوقت الذي يستغرقه العملاء لدفع الفواتير، ومقدار ما يكلفك لملاحقة هذه المدفوعات.

اعتماد أفضل الممارسات
العنصر الآخر هو اعتماد أفضل الممارسات مثل التحول إلى مواد يسهل إعادة تدويرها، واستخدام برامج توفير الحبر وتشديد الإنتاج لتجنب الاضطرار إلى إعادة الطباعة بسبب الأخطاء. إن تتبع مثل هذه البيانات يجعل من السهل إظهار التقدم الحقيقي للعملاء، الذين قد يحتاج الكثير منهم إلى مثل هذه السجلات لرسم بصمتهم البيئية.

في هذا الصدد، يمكن أيضًا استخدام المعلومات المأخوذة من مؤشرات الأداء هذه كجزء من التسويق العام. يمكن أن يشمل ذلك تفاصيل مثل ارتفاع معدل الأعمال التي يتم تسليمها في الوقت المحدد أو نسبة كبيرة من العملاء الذين يختارون العودة لتكرار الطلبات. وبالمثل، فإن إشراك الموظفين في جمع مؤشرات الأداء هذه يمكن أن يساعد في رفع الروح المعنوية للموظفين ومنح الأفراد أو حتى الأقسام بأكملها إنجازات يجب التغلب عليها.

في الختام، يمكن للعديد من مزودي خدمات الطباعة الاستفادة من تبني مفهوم كايزن الياباني، أي تحديد المشاكل الصغيرة وإجراء تحسينات مستمرة. سيسمح تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية بإدخال تحسينات مستمرة في جميع أنحاء الشركة، مما يؤدي بدوره إلى زيادة الأرباح.