Nessan Cleary bespreek hoe Bestuursinligtingstelselsagteware ‘n noodsaaklike komponent in die bestuur van ‘n moderne drukkery geword het, maar die implementering daarvan sal die sukses daarvan bepaal.
’n Bestuursinligtingstelsel, of MIS, is waarskynlik een van die mees komplekse sagteware wat die meeste drukkersondernemings sal teëkom. En net soos daar enorme variasies kan wees in die manier waarop verskillende drukkerswinkels werk en die kliënte wat hulle bedien, is daar geen een-grootte-pas-almal MIS wat sommer uit die boks vir almal sal werk nie. Dit maak dit moeilik om presies uit te vind wat ’n MIS vir jou kan doen, en wat dit kan kos. Maar miskien is ’n beter beginpunt om te vra wat ’n behoorlik geïmplementeerde MIS jou kan bespaar?
‘n MIS gaan oor twee afsonderlike dinge – besigheidsinligting en werkvloei-outomatisering – en die koppeling van hierdie dinge behoort tot minder vermorsing en dus meer wins te lei. Dit geld net soveel vir klein maatskappye as vir groot ondernemings.
Onderskrif: Ideaal gesproke behoort gebruikers toegang te hê tot die meeste van die kenmerke van ‘n MIS vanaf draagbare toestelle, insluitend skootrekenaars, tablette en slimfone, soos PrintIQ hier demonstreer.
Die oorspronklike uitgangspunt agter MIS-sagteware was om die bestuur ‘n deeglike begrip te gee van al die kostes en probleme in ‘n besigheid om die regte besluite te neem. Die enigste manier om werklik al jou inkomste en uitgawes te verstaan, is om ‘n gesentraliseerde stelsel te gebruik wat gekoppel is aan alles, van die bestellings wat inkom tot die aantal skuifspelde wat die rekeningkundige departement verwerk. Dit beteken dat die hoofverkooppunt agter ‘n MIS nie soseer die funksionaliteit van die sagteware self is nie, maar die vaardigheid wat die span het om met ander verskaffers se sagteware te integreer.
Dit het logies daartoe gelei dat die MIS outomaties sommige van daardie ander stelsels laat loop en bepaal hoe die verskillende take deur die verskillende produksieafdelings gestoot word. Dit beteken meestal produksiewerkvloeie en in teorie kan die opstel van ‘n stelsel gebaseer op “hot folders” ook toelaat dat take outomaties van een proses na die volgende oorgedra word. Maar ‘n MIS doen veel meer as dit. Dit pas outomaties al die inligting van die taakkaartjie toe waar toepaslik, vir drukwerk, afwerking of fakturering, sonder enige foute of duplisering. Daarbenewens versamel dit data om verslae te produseer oor hoe die besigheid bedryf word, en dit kan aksies elders aktiveer, soos om meer substrate te bestel wanneer nodig, asook om aan te dui waar daar probleme is, soos of een spesifieke masjien onderhoud benodig as verwag of as take in een of ander proses vertraag word.
Onderskrif: Die MIS behoort ‘n oorsig te kan wys van die status van al die take wat in behandeling is, soos in hierdie beeld van PrintIQ.
Modulêre argitektuur
Die meeste MIS bied ‘n kernstel funksies plus ‘n aantal opsionele modules sodat drukkerswinkels die MIS volgens hul eie behoeftes kan aanpas. Alhoewel die meeste MIS oor verskillende drukdissiplines sal werk, sal die meeste grootformaatgebruikers spesifieke vereistes hê, veral as jy ook op tekstiele druk. Dit beteken ten minste dat die groot substraatgroottes wat gebruik word, in ag geneem moet word, beide vir rolle en stewige media. Die MIS moet ook die verskillende tipes afwerking ondersteun wat algemeen in grootformaatdrukwerk voorkom, insluitend sny via ‘n digitale snytafel of router, sowel as zoomwerk, sweiswerk, ogieswerk en so aan.
‘n Fundamentele kenmerk van enige MIS is die vermoë om werk te skat en kwotasies vir werk uit te stuur. Dit beteken om al die relevante kostes in ag te neem, insluitend die grondstowwe en die personeelarbeid, sowel as die lopende koste en waardevermindering van die toerusting wat gebruik word, en om ‘n redelike marge vir elke werk te bepaal. In sommige gevalle kan daar ‘n keuse van maniere wees om ‘n werk te produseer met verskillende implikasies vir die skatting.
Onderskrif: Die MIS behoort bendevorming te ondersteun, soos hier op die Tharstern MIS gesien kan word.
Die skattingsmodule moet nou gekoppel wees aan die beplannings- en skeduleringsfunksie, want jy wil hê die MIS moet die mees doeltreffende produksiemetode kies wanneer take vir daardie skof geskeduleer word, maar jy sal geld verloor as die skatting ‘n goedkoper vorm van produksie veronderstel. Ideaal gesproke moet die skedulering dinamies wees, in staat om outomaties op te dateer om rekening te hou met nuwe take soos hulle inkom, gebaseer op hul vereiste afleweringsdatums en sinergieë met ander take.
Dit veronderstel weer dat die MIS óf sy eie opleg- en groeperingsmodule insluit óf nou gekoppel is aan enige sagteware wat jy hiervoor het. Dit is veral belangrik vir grootformaatwerk waar dit redelik algemeen is om verskeie take op dieselfde borde saam te voeg om koste te bespaar, en baie van daardie take sal onreëlmatige vorms hê wat saam genes moet word. Dit spreek vanself dat die stelsel tussen take vir verskillende kliënte moet kan onderskei. Dit is ewe belangrik dat take vir dieselfde kliënt in hul verskillende dele verdeel kan word, byvoorbeeld, ‘n kleinhandelaar wil dalk dieselfde tipe vertoon hê, maar verdeel oor verskillende kleinhandeleenhede wat verskillende groottevereistes kan hê. Deur hierdie take saam te meng, sal tyd en grondstofkoste bespaar word, maar die stelsel moet hulle kan skei vir aflewering en fakturering.
Die CRM-module behoort die verkoopspersoneel in staat te stel om met kliënte te skakel, kwotasies in bestellings te omskep en die vordering van daardie bestellings na te spoor. Dit behoort ten minste te beteken dat kunswerke vir aflewering opgespoor moet word en verseker moet word dat almal in die goedkeuringsproses die proewe onderteken het.
Die meeste MIS sluit wel ‘n e-handelsmodule in, hoewel daar ‘n argument is dat ‘n toegewyde Web-tot-Druk-program meer geskik mag wees. Dit hang werklik af van die skaal van elke individuele besigheid en die tipe kliënte waarvoor jy voorsiening maak. Sommige grootformaat-afdelings sal deel wees van ‘n groter kommersiële drukgroep, of mag staatmaak op kliënte wat eenmalige bestellings maak en met kredietkaarte betaal, terwyl ander dalk net gereelde kliënte in staat wil stel om herhaalde bestellings op rekening te maak. Daar is soveel variasies dat Web-tot-Druk regtig ‘n aparte artikel nodig het.
Onderskrif: Dataline se MultiPress is MIS/ERP-sagteware vir grafiese produksiemaatskappye. Dit integreer alle administratiewe, kommersiële, finansiële en logistieke besigheidsprosesse, tesame met produksie en verslagdoening in een kragtige MIS/ERP-stelsel.
Die MIS behoort ‘n soort voorraadbestuur in te sluit om te verseker dat jy nie sonder enigiets raak wat nodig is vir komende werk nie, soos ‘n spesifieke substraat, sowel as vir die aankoop van gereelde items betyds, insluitend toerustingonderhoudsonderdele, om enige laaste-minuut-paniek te vermy. Ideaal gesproke behoort dit ook te strek tot die bestuur van jou eie voorsieningsketting sodat jy die koste van substrate verstaan en voordeel kan trek uit grootmaat-aankope of ander aanbiedinge.
Wat die vervulling betref, behoort die MIS ten minste ‘n afleweringskennisgewing te kan genereer. Sommige sal ook die aflewering by ‘n koerier- of posmaatskappy bespreek, en sommige sal nog verder gaan en direk met verskillende koeriermaatskappye se stelsels skakel om die mees koste-effektiewe vorm van aflewering uit te werk gebaseer op die kliënt se vereistes, insluitend wanneer verskillende dele van ‘n werk na verskillende plekke gestuur moet word.
Laastens sal die meeste MIS ‘n rekeningmodule hê, maar dit is waarskynlik meer algemeen om met toegewyde rekeningkundige sagteware te integreer, veral aangesien die meeste rekeningkundige sagteware redelik goed gevestig is.
Ten slotte, alhoewel die meeste MIS-verskaffers deesdae hul sagteware as deel van ‘n produksiewerkvloei bemark, lê die ware waarde van ‘n MIS in die vermoë om die sterk- en swakpunte in ‘n besigheid te identifiseer. Uiteindelik behoort ‘n MIS homself te betaal deur te help om vermorsing uit te sny en werk meer doeltreffend te produseer.