Marshall Atkinson beklemtoon die belangrikheid van die bou en verstaan van effektiewe KPI’s vir jou besigheid. Hy gee ook besonderhede oor watter KPI’s belangrik is om te meet en hoe om hierdie KPI’s te implementeer.

Iewers gedurende jou loopbaan het jy waarskynlik al iemand gelees, gekyk of geluister wat die belangrikheid van KPI’s of “Sleutelprestasie-aanwysers” uiteensit. Ongeveer tien minute nadat hulle begin praat het, het jy jou foon, e-posse, sosiale media of enigiets anders begin nagaan as om in te skakel op wat die persoon probeer kommunikeer het.

KPI’s? Syfers? Wiskunde?

Vervelig! Ek bedoel…kom nou. Ons besigheid vaar uitstekend. Ons het sukses behaal sonder enige van hierdie KPI-nonsens. Hoekom nou begin?

Want die suiggeluid wat jy hoor, is die winste wat by die venster uitvlieg. Selfs al het jy sukses behaal sonder om oor jou KPI-statistieke bekommerd te wees, waarborg dit nie toekomstige sukses nie. En laat ons nie vergeet dat jy dalk ‘n sak vol onverdiende kontant in jou besigheid kan los omdat jy nie die nodige werk doen om dit op te tel nie.

Hier is wat ek bedoel. ‘n “Sleutelprestasie-aanwyser” is enigiets wat belangrik is in jou besigheid. Jy wil dit dophou, want as iets belangrik is, wil jy verseker dat jy altyd die maksimum vlak van effektiwiteit kry. As dit egter nog nie gedefinieer is nie, hoe weet jy dat jy teen volle kapasiteit werk en geen ongerealiseerde potensiaal het nie?

Hierdie artikel handel oor die definisie van hierdie geleenthede, die implementering van ‘n stelsel en die versekering dat dit werk.

Verstaan die beste statistieke

Wat is die belangrikste dinge waarop jy voortdurend jou oog in jou besigheid hou? Verkope? Produksie? Kliëntetevredenheid? Bestellingsakkuraatheid? Hoeveel minute spandeer daardie ou in produksie elke dag in die badkamer?

Daar is honderde, indien nie duisende, dinge wat ons in enige besigheid kan meet. Maar slegs ‘n paar klik in plek om ‘n volgende vlak verskil te maak. Wanneer jy iets so belangrik ag, wat dryf dit tot sukses of mislukking?

Byvoorbeeld, kom ons neem waarskynlik die mees algemene een, verkope. Sekerlik, jy kan ‘n omsetdoelwit stel. Maar wat dryf dit? Kan jy dit in maklik verstaanbare wiskunde opdeel om daagliks te weet of jy daardie verkoopsdoelwit sal bereik?

Kom ons sê jy wil ‘n verkoopsdoelwit van $1 000 000 bereik. As jou gemiddelde bestelgrootte $1 500 is, kan jy dit gebruik om ‘n maklik leesbare KPI te bepaal.

$1,000,000/$1,500 = 666.6 bestellings per jaar. Kom ons rond af en noem dit 667.

667/12 maande = 55.58 bestellings per maand. Kom ons rond af en noem dit 56.

56/4 weke = 14 bestellings per week.

14/5 = 2.8 bestellings per dag. Kom ons rond af en noem dit 3.

Daarom, as jou besigheid daagliks 3 bestellings met ‘n gemiddelde verkoopswaarde van $1 500 sluit, sal jy maklik jou inkomstedoelwit van $1 000 000 bereik.

Kyk terug na jou verkoopspoging gister. Het jy ten minste drie bestellings ter waarde van $1 500 gesluit? Indien nie, watter veranderinge maak jy om daardie klein daaglikse doelwit te bereik?

Ander voorbeelde

Natuurlik, dit is een voorbeeld. Die KPI wat vir jou die belangrikste is, kan handel oor produksietyd, werknemeropleiding, defekkoerse, of enige belangrike datapunte om sukses of mislukking maklik aan te dui.

Meer as enigiets anders wil jy hê dat jou KPI’s relevant moet wees. Daar is min sin daarin om data op te spoor en te meet as jy niks met die inligting doen nie. Sodra jy die inligting het, begin dit as ‘n sein vir verandering gebruik. Soos my goeie vriend Mark Coudray sê: “Slegs drie dinge kan gebeur, en twee daarvan is sleg. Dinge gaan beter word. Dinge gaan erger word. Of dinge gaan dieselfde bly.”

Wanneer jy die KPI-syfers begin delf, kan dit jou na die geleentheid wys om ander sakegebiede te verbeter.

Geleenthede voor jou

Kom ons sê jy begin jou produksie-stilstandtyd meet. Dit is die deel van die tyd gedurende die werksdag wat nie aan drukwerk bestee word nie. Wanneer jy druk, maak jy geld. Wanneer jy nie druk nie, spandeer jy geld. Stilstandtyd kan duur raak, so dit is ‘n fantastiese KPI om dop te hou.

As gevolg van die nuwe belangstelling in die stilstandtyd-KPI, het jou span begin kyk na die oorsaak van die stilstandtyd vir produksie. Dit is meestal wag vir dinge. Wag vir ink om gemeng te word. Wag vir skerms om voorberei te word. Wag vir voorraad om getel en gefaseer te word. Wag vir bestuurder se goedkeuring om ‘n taak uit te voer.

Die wiskunde agter hul hipotese bewys hulle reg, en toon dat meer as 60% van die werkswinkel se stilstandtyd wag vir iets is. Om dit reg te stel, begin die span vandag die ‘skattejag’ hê vir alles wat nodig is vir môre se produksie. Dit verg ‘n bietjie reorganisasie, opleiding en prosesveranderinge, maar hulle doen dit.

As gevolg van hierdie poging neem produksie toe, koste daal en is daar ‘n toename in beide werknemer- en kliëntetevredenheid.

Omdat twee dinge gebeur het: iets is gemeet, en dit het tot verandering gelei. Die verbeterings is bekragtig omdat die KPI’s bewys het dat die idee gewerk het.

Watter KPI’s om te meet?

Dink jy steeds dat KPI’s vervelig en ‘n mors van tyd is? Indien wel, is ek seker jou kompetisie sal gelukkig wees.

Maar, as jy dieper hierin wil delf, kom ons ondersoek hoe om te bepaal watter KPI’s jy dalk wil meet.

Kom ons ondersoek dit eers vanuit twee perspektiewe. Wat is stukkend of moet verbeter word? En wat is belangrik en moet suksesvol aanhou werk? Jy kan KPI-metrieke rondom enige van daardie idees bou, maar waarskynlik sal albei belangrik wees.

Die beste manier om dit te doen, is om jou span bymekaar te maak en te bespreek. Ek het oor die jare geleer dat as jy die werklike realiteit van ‘n besigheid wil weet, jy uit jou kantoor moet kom en die mense wat die werk doen, moet vra. Glo my, hulle het ‘n mening.

Aangesien jou doel is om hul werk makliker te maak, jou produk te verbeter, koste te verlaag en winste te verhoog … is dit ‘n waardevolle aktiwiteit. Gebruik ‘n witbord of ‘n groot staander met ‘n notaboek. Dink saam met jou span oor die belangrike statistieke om te meet en te analiseer en wat daarin inwerk.

Aan die einde van die oefening wil jy belangrike punte oor die besigheid lys wat die maatskappy gesond hou. “As hierdie dinge nie behoorlik werk nie, is ons gedoem.”

En vir elkeen, bepaal hoe sukses gemeet kan word. Wat en hoe sal jy iets meet, en wat is ‘n suksesvolle getal?

Definieer belangrike dinge in die OKR-formaat

Een maklike manier om sukses te definieer, is om elke belangrike punt in die OKR-formaat te lys. OKR staan vir “Objektiewe, Sleutele Resultaat.” Dit beteken “Hier is wat ons wil hê, en hier is die positiewe resultaat daarvan.”

Deur ons verkoopsvoorbeeld van vroeër te gebruik, as die doelwit is om ‘n daaglikse gemiddelde van drie verkope per dag te hê, met ‘n verkooptotaal van ten minste $1 500, dan sal die inkomstedoelwit van $1 000 000 bereik word.

Die volgende stap is om te sien of jy kan verstaan wat tot daardie sukses bydra. Hoeveel daaglikse kwotasies moet jy stuur om drie verkope te sluit? As die gemiddelde bestelwaarde $1 500 is, watter tipe kliënt spandeer daardie bedrag? Sluit jy meer verkope deur verwysings of deur koue oproepe?

Dit is waar die eintlike werk begin. Stel jou doelwitte, definieer wat belangrik is, stel ‘n teiken-KPI-nommer, en meet en toets die resultate.

Moenie vergeet dat jy jou span by alle aspekte van hierdie reis moet betrek nie. Hulle is immers diegene wat hul rûe sal breek om dit te laat gebeur.

Implementering van KPI’s

Kom ons sê jy en jou span het vergader en julle eerste stel KPI’s uitgewerk om te gebruik. Die volgende stap is eintlik die implementering van die data-insamelingstap om sukses te meet.

Jy wil dit so maklik as moontlik maak. As jy die data-insameling kan outomatiseer sonder dat ‘n persoon die werk doen, is dit die beste. Dit is egter nie altyd moontlik nie. As ‘n spanlid tyd en moeite gaan spandeer om iets op te spoor, maak dit vir hulle maklik om die data in te samel. Vereenvoudig dinge soveel as moontlik en gee hulle die gereedskap om suksesvol te wees.

Jy moet gereeld opvolg met opleiding en ondersteuning om te verseker dat die data akkuraat en tydig ingesamel word. My ervaring is dat as ‘n tydstaat getalle het wat oorweldigend op ‘n 5 of ‘n 0 eindig, die spanlid dit opmaak.

Die skep van goeie gewoontes is hoe hierdie data ingesamel word. Dit moet soos ‘n natuurlike deel van die proses voel en elke keer sonder versuim gebeur.

Gevolgtrekking

Al die veteraanleiers in die sakewêreld sal vir jou sê dat “jy nie kan bestuur wat jy nie meet nie.” Dit is 100% akkuraat.

Om tyd te neem om die belangrikste datapunte vir jou besigheid te versamel, te sorteer, te grafiek en te analiseer, is ‘n kritieke stap om jou besigheid gesond en groeiend te hou.

Prestasiedata help ‘n leier om ingeligte besluite te neem. Andersins raai jy net.