Engpässe reduzieren durch Software-Automatisierung

Graeme Richardson-Locke über die Vorteile der Workflow-Automatisierung.

COVID-19 verursacht enorme Störungen im den täglichen Abläufen. Das fordert Sie als Unternehmer oder Manager erheblich, denn es gilt das Überleben der Firma zu sichern. Vielleicht können Sie sich trotzdem etwas Zeit nehmen, um über Workflow-Automatisierung nachzudenken. Denn es gibt eine Zeit nach Corona.

Als Technical Support Manager bei der FESPA möchte ich einen Ausblick darauf geben, welche Möglichkeiten unsere Mitglieder aus der Druckbranche haben, die Auftragsabwicklung zu beschleunigen. Natürlich geht es auch darum, Fehldrucke, die der Kunde zunächst nicht abnimmt, möglichst zu minimieren. Das ist nicht gerade leicht, vor allem in sehr heterogenen Produktionsumgebungen.

Im Digitaldruck hält die Automatisierung an den Maschinen immer stärker Einzug, beispielsweise durch Roboter in der Materialhandhabung, aber auch durch MIS-Systeme, die täglich besser werden. Viele Experten sehen nun die nächsten Schritte in einer stärkeren Verzahnung von der verschiedenen Software-Plattformen und damit einhergehend, in der Einführung rationalisierter Arbeitsabläufe.

Dabei konzentriert man sich sinnvollerweise auf klar definierte Druckprodukte, die zuverlässig produzierbar sind. Dies schränkt das Angebot im Vergleich zum traditionellen Geschäftsmodell mit maßgeschneiderten Drucksachen natürlich ein. Aus meiner eigenen Erfahrung als Einkäufer weiß ich allerdings, dass der Beschaffungsprozesses bei guten Web-2-Print-Anbietern so einfach, schnell und klar ist, dass inzwischen praktisch nur noch sehr kreative oder spezialisierte Arbeiten auf dem langsameren analogen Bestellweg vergeben werden.  

Ich wollte es noch genauer wissen und nahm deshalb Kontakt zu Malcolm McKenzie von Colour Engine auf. Das in Großbritannien ansässigen technischen Beratungsunternehmen bietet eine ganze Palette von Dienstleistungen zur Integration von Automatisierungslösungen für die Druckbranche an, von Farbmanagement bis hin zur Software- und Skriptentwicklung.

Enfocus Switch ist eines der vielen Softwareprodukte mit denen man dort arbeitet. Mit dem Tool kann man einen maßgeschneiderten automatisierten Produktions-Workflows erstellen. Durch entsprechende Scripte ist es möglich, verschiedene Software-Anwendungen zu koppeln. So kann man etwa Dateien aus Adobe CC mit Hilfe einer JavaScript-Schnittstelle in eine andere Anwendung wie beispielsweise Microsoft Outlook verschieben. In einer MacOS X-Umgebung verwendet man dazu AppleScript, bei Windows-Rechnern VBscript.

Dies kann man zum Beispiel dazu nutzen, um eingehende Kundendateien automatisch in einem mit Pitstop Pro verbundenen Hotfolder abzulegen. Dort erfolgt ein erster Preflight-Durchlauf, welches sicherstellt, dass die Druckvorlage den Anforderungen des Prozesses entspricht. Der Kunde erhält automatisch eine Mail, die ihn über die erfolgreiche Datenprüfung informiert und zugleich den in Kürze eintreffenden Proof ankündigt.

Hat die Datei also den ersten Check bestanden, wird sie geöffnet. Das mit einem geeigneten Farbmanagementprofil versehene Artwork wird in ein PDF-Proof eingebettet und kann zur Freigabe übersandt werden. Wenn die Datei nicht den Anforderungen entspricht, erhält der Kunde hingegen sofort eine Mail mit detaillierte Vorschlägen, wie er die Probleme beheben kann.


 Bildunterschrift:         Ein Beispiel für einen automatisiertes Workflow in Enfocus Switch.
  
Dieser Automatisierungsansatz stellt eine agile Alternative zum Kauf eines gehosteten Ökosystems dar. Denn dort gibt es möglicherweise weniger Möglichkeiten, die Software an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Es ist schwer, einen wirklich optimalen Workflow zu erreichen, wenn der ganz eigene Mix von Druckprodukten nicht die Grundlage der Überlegungen bildet. Was nun für eine Firma die optimale Lösung ist, hängt immer auch davon ab, wie flexibel diese sein soll – und was man dafür ausgeben will.

Malcolm McKenzie ist ein zertifizierter Enfocus-Experte und Mitglied des ISO-Ausschuss TC-130 für Druck- und Grafiktechnologien. Mit den technischen Anforderungen der Workflow-Automatisierung kennt er sich deshalb bestens aus.

Am Beginn meines Schulungstag gab er seinen ersten weisen Rat: „Fangen Sie zunächst mit der Automatisierung eines ganz einfachen Prozesses an. Und dann machen Sie von dort aus weiter.“ Wenn man also einen Lieferprozess vereinfachen will, könnten die Schritte wie folgt aussehen: Bestellung abschließen, Lieferscheine und Paketaufkleber drucken, die Rechnung verschicken und / oder die Zahlung entgegennehmen.


Bildunterschrift: Dieses Diagramm veranschaulicht, dass Enfocus Switch in vielen Szenarien zur Entwicklung automatisierter Arbeitsabläufe verwendet werden kann.
 
Typischerweise übernehmen MIS-Systeme einen Großteil dieser Aufgaben. Diese lassen sich aber möglicherweise nicht direkt in das Buchungssystem des gewählten Logistik-Dienstleisters integrieren. Wenn man die Aufgaben und Abläufe in einem Prozess analysiert, wird klar, wie man diese miteinander verbinden kann. Möglicherweise benötigt man dazu bestimmte Schnittstellen (APIs), SQL-Code oder XML-Metadaten, um die richtigen Informationen übergeben zu können. Hier kommt Enfocus Switch und ein bisschen Fachwissen ins Spiel. Die Software bietet eine Workflow-Planung sowie eine umfangreiche Palette von „Widgets“ oder APIs. Damit werden die einzelnen „Aktionen“ miteinander verbunden, und die Druckereimitarbeiter sparen sich mühselige, immer wieder kehrende Aufgaben.

Schließlich geht es darum Berührungspunkte mit Menschen so weit wie möglich zu reduzieren. Denn das erhöht die Geschwindigkeit und senkt die Kosten. So werden Kapazitäten für die Bearbeitung vieler weiterer Aufträge frei.

Mit dem Expertenwissen von jemandem wie Malcolm kann man relativ schnell beispielsweise eine Automatisierung von Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Softproof, Zahlung und Buchung erreichen. In diesem Stadium sind die Berührungspunkte der Kunden mit den Mitarbeitern bereits deutlich reduziert und es werden Kapazitäten für produktiveres Arbeiten frei.
Egal, ob man eine Online-Druckerei oder ein Ladengeschäft betreibt – mit Enfocus Switch kann man die Prozesseffizienz so weit verbessern, dass man auch mit dem exponentiellen Anstieg in diesem stark wettbewerbsgetriebenen Markt mit seinen kurzen Durchlaufzeiten und hohem Kostendruck fertig wird.
 
Egal wen man fragt, ob Druckereien, Fachkräfte oder andere Unternehmen: Es gibt definitiv immer eine Obergrenze bei der Anzahl von Leuten, die man sinnvoll an ein Projekt setzen kann. Wenn zu viele, zu uneinheitlich manuell daran arbeiten, verderben buchstäblich „viele Köche den Brei“. Sie behindern dadurch auch das Wachstum und die Expansion der Firma.
 
Für Druckereien ist es heute absolut notwendig, bessere Arbeitsmethoden zu finden. Denn es muss immer häufiger „von jetzt auf gleich“ gehen. Den Druckereien wie auch ihre Kunden müssen Proofs immer flotter liefern. Vorausschauende Unternehmen, die Druckdaten schnell annehmen und automatisch durchchecken, können Probleme erkennen, beheben und lösen, die interne Entscheidungsfindung beschleunigen und ihren Kunden einen besseren Service bieten.
 
Die Bluetree Group vermarktete die Brands Route 1 Print und Instantprint. Ohne einen so hohen Grad an Software-Automatisierung wäre das nicht möglich. Ihr Teamwork-Mantra ist „23:17“. Denn ihre jüngste Rekordzeit für die komplette Bearbeitung eines Auftrags liegt derzeit bei 23 Minuten und 17 Sekunden. Service steht absolut im Vordergrund – und das bei 25.000 Aufträgen in der Woche.
 
Durch die Standardisierung werden einfache Produkten wie Flyer, Banner und Broschüren
zu einer Commodity. Das gilt zunehmend auch für komplexeren Applikationen. Um dies zu ermöglichen, benötigt man allerdings einiges an Fachwissen. Beim Druck auf Folien und anderen speziellen Materialien sind zudem immer noch auch handwerkliche Fähigkeiten erforderlich.

Zusammenfassung

Enfocus Switch ist eine faszinierende, beeindruckende Plattform. Hier gibt es Datenströme, die Verhaltensweisen, Verbindungen, Abläufe, Überprüfungspunkte, Preflights oder Skripte auslösen. Einfach dadurch, dass etwas einem Ordner landet oder anderweitig mit High-tech-Methoden übergeben wird.
 
Mein Training mit Malcolm McKenzie bei Colour Engine war klar strukturiert und sehr aufschlussreich. Es hätten gerne auch noch ein paar Tage mehr sein können! In meinem Tag dort bekam ich aber auf alle Fälle einen guten Einblick.
 
Enfocus Switch ist natürlich nicht der einzige Player im großen Automatisierungsspiel. Anbieter wie OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi und Heidelberg konkurrieren mit eigenenSystemen und Ansätzen. Eines aber dürfte klar sein: Ohne Software-Automatisierung wird sich ein Unternehmen an der Spitze halten können.